مطالعات نشان می دهد که ایجاد بهترین سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان برای سازمان ها بسیار سودآور است. البته بسیاری از سازمان ها اینکار را انجام نمی‌دهند. آنها بر این باورند که این کار اتلاف وقت است یا ممکن است بین کارمندان تفرقه ایجاد شود. اما اگر این سیستم به شکل صحیح پیاده سازی شود، نه تنها مشکلی در سازمان ایجاد نمی‌کند، بلکه مانعی برای ایجاد بسیاری از مشکلات خواهد بود. به طور کلی می‌توان گفت نظام سنجش عملکرد کارکنان، شیب صعودی یا نزولی سازمان را به شما نشان می‌دهد. بنابراین در صورت پسرفت، سریع متوجه آن خواهید شد و برنامه ریزی مناسبی انجام می‌دهید تا دوباره حرکت رو به بالا داشته باشد. مدیریت عملکرد کارکنان توسط یک سیستم ارزیابی عملکرد امکان پذیر است.
تعریف سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان در جوانب مختلف را ارزیابی عملکرد گویند. جنبه هایی مثل انجام وظایف، میزان پتانسیل نیروها و انگیزه و توانایی کارکنان، باید به صورت منظم و سیستماتیک مورد ارزیابی قرار گیرد. چنین سیستمی به بهبود عملکرد نیروها و متعاقباً به ارتقای سازمان کمک میکند. هم به صورت رسمی و هم به صورت غیر رسمی قابل پیاده سازی در سازمان است. اگر افراد ارزیاب گزارشی از عملکرد اعضای مجموعه به مدیر کل یا مدیر منابع انسانی ارائه دهند یعنی فرآیند به صورت رسمی اجرا شده است. این گزارش شامل فاکتورهای از پیش تعیین شده است. مدیر از اطلاعات و نتایج به دست آمده از عملکرد اعضا استفاده می کند. وقتی مدیر فاکتورهای تعیین شده در ارزیابی عملکرد پرسنل را خودش و بدون اطلاع رسانی قبلی بررسی کند، از به صورت غیر رسمی ارزیابی را انجام داده است. او این کار را با صحبت با کارکنان، سنجش کیفیت حین کار و یا گردش در مجموعه انجام می‌دهد.
بطور خلاصه سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان یعنی اقداماتی که برای بررسی جوانب مختلف منابع انسانی یک سازمان انجام می‌شود. در نتیجه این بررسی، می‌توان کارهای لازم برای بهبود عملکرد فردی کارکنان را انجام داد. این کارها می‌توانند تأمین منابع جدید، تغییر در میزان دستمزدها و پاداش‌ها، آموزش اعضای سازمان و… باشند. هدف سیستم ارزیابی عملکرد، ارتقای عملکرد کارمندان نیز دستیابی سریع‌تر و ساده‌تر به اهداف سازمانی است.
ارزیابی عملکرد چگونه به رشد سازمان ها می کند؟
در ارزیابی های سازمانی تمام نواقص مجموعه، ریزبه ریز مورد بررسی قرار میگیرد. پس از دریافت نتیجه ارزیابی عملکرد، مدیران ارشد سازمان ها می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیر ضروری می‌باشد:
- تدوین شاخص ها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها.
- تعیین وزن شاخصها، بلحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه
- استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص.
- سنجش و اندازه‌گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده.
- استخراج و تحلیل نتایج.
معیارهای ارزیابی عملکرد سازمان
به دلیل پیوستن به سازمان تجارت جهانی، نقش مهمی در اقتصاد را دارند. بررسی نقاط ضعف و قوت سازمان، تهدیدات و فرصت‌های محیطی و چیدن راهبردهای مربوطه در موفقیت سازمان ها ضرورت دارد. با کمک آمارها می توانیم متوجه شویم اوضاع سازمان چگونه است. معیارها به یک مدیر در اتخاد تصمیمات درست کمک می کنند. دانستن اینکه چه چیزی را و چطور اندازه گیری و ارزیابی کنیم مهارت شغلی مهمی است. شاخص های متنوعی در ارزیابی عملکرد سازمان مورد بررسی قرار می گیرند. بعضی از آن ها شامل:
- چه چیزی در سازمان باید اندازه گیری شود؟
- شرکت ها چه اشتباهات رایجی در رابطه با ارزیابی عملکرد انجام می دهند؟
- چطور یک مدیر می تواند با درک ارزیابی عملکرد به لبه رقابت برسد؟
جو محیط کار-این شاخص در ارزیابی عملکرد سازمان برای بررسی جو محیط کار است. نشان می‌دهد که آیا محیط کاری افراد برای آنها آرامش‌بخش و راحت هست یا خیر. یا اینکه جو کاری سازمان برای آنها بسیار پرتَنِش می‌باشد.
رضایت شغلی-این شاخص در ارزیابی عملکرد سازمان بیان میکند که آیا افراد از کار خود راضی هستند و از آن لذت می‌برند. یا این که فقط برای این دلیل که درآمدی داشته باشند آن را انجام می‌دهند. یا حتی از کار خود متنفر هستند.
میزان تعهد کاری- این شاخص ارزیابی عملکرد، میزان تعهد کاری پرسنل را بررسی میکند. این شاخص ارزیابی عملکرد سازمانی نشان می‌دهد که آیا افراد نسبت به کاری که انجام می‌دهند مسئولیت پذیری و یا علاقه دارند یا خیر.
چه افرادی معیارهای سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان را می سنجند؟
علاوه بر کارفرمایان، مدیران یا مدیر منابع انسانی افراد دیگری هم هستند که شایستگی تحلیل عملکرد نیروی انسانی سازمان را دارند. در ادامه به معرفی آنان می پردازیم.
سرپرستان و مدیران: این افراد از بهترین کسانی هستند که می‌توانند زیردستان خود را تحلیل کنند. چرا که مستقیما با آن ها کار می کنند. هر روز با هم در تعامل هستند و ارتباط نزدیکی با ایشان دارند.
گروه ارزیابی: در سازمان‌های بزرگ، بخشی از منابع انسانی در زمینه تحلیل عملکرد اعضای سازمان فعالیت میکند. مهم‌ترین مزیت وجود چنین گروهی، ارزیابی بی‌طرف است. سرپرستان و مدیرانی که با کارکنان در ارتباط هستند نیز در این گروه حضور دارند. این موضوع در هرچه نزدیکتر شدن نتیجه ارزیابی عملکرد به واقعیت، بسیار موثر است.
خود افراد: هر کس می تواند بهترین برآورد را از عملکرد خود داشته باشد. اما لازمه ی آن این است که با معیارهای ارزیابی عملکرد مجموعه و ارزش‌های سازمان آشنا باشند. البته ممکن است از خطاهای خود چشم بپوشند و نقاط قوتشان را بیش از چیزی که هست بزرگنمایی کنند.
همکاران هم ردیف: در این مورد ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که کارمندان نظرات خود را بی‌طرفانه ارائه می‌دهند. همکاران هم ردیف یک فرد بیش از هر کس دیگری با نیازها و وظایف آن پست آشنا هستند.
انواع مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان
مدل‌های گوناگونی برای ارزیابی عملکرد کارمندان ارائه شده است. انتخاب اینکه کدام یک از مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان برای سازمان شما مناسب است، باید با توجه به ویژگی‌ها و شرایط انجام شود. در ادامه به معرفی این مدل ها می پردازیم.
مدل ارزیابی توصیفی:
این روش شباهت‌هایی به مدل ۳۶۰ درجه که در ادامه توضیح می دهیم، دارد؛ اما به آن اندازه کامل نیست. در ارزیابی توصیفی، شخص ارزش‌یاب عملکرد کارکنان را بررسی میکند و نتیجه تحقیقاتش را به مدیر گزارش می‌دهد. در واقع تمام سیستم ارزیابی عملکرد در این روش به یک ارزیاب سپرده شده و توسط او انجام می‌شود. به همین دلیل اکثر صاحبنظران حوزه منابع انسانی معتقدند که چندان قابل اطمینان نیست. اما می‌تواند مکملی برای مدل های دیگر ارزیابی باشد.
مدل ارزیابی قیاسی:
یک روش مقایسه این است که کارمند را با هم‌ردیفان خودش مقایسه کنید. اما روش دیگری نیز وجود دارد و از آنجا که مقایسه به روش اول می تواند منجر به ایجاد فضای رقابتی ناسالم در سازمان شود پیشنهاد می کنیم از روشی که در ادامه بیان می شود استفاده کنید. ابتدا مدیران عملکرد شاخص‌هایی را تعیین کنند و حد استانداردی برای هر یک از شاخصها در نظر بگیرند. سپس وارد مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان شوند و کار هر یک را با استانداردهای تعیین شده، مقایسه کنند. این روش نتایج بهتری ارائه می‌دهد و هم چنین کارمندان را از قید و بند مقایسه با یکدیگر خارج میکند.
ارزیابی عملکرد مقیاسی:
ارزیابی عملکرد مقیاسی به دلیل سادگی ای که دارد، بیشتر از مدل قبلی استفاده می‌شود. سنجش مقیاسی از مدل های ارزیابی عملکردی است که برای کارکنانی که تنها بر مبنای فرم ارزیابی کار می‌کنند استفاده می شود. یعنی مدیران یک فرم تدوین می‌کنند که در آن انواع شاخصها را نوشته اند. سپس با تحلیل رفتار و اقدامات کارمند، برای هر شاخص به او امتیاز می‌دهند. در نتیجه این امتیازدهی، کارمندی که امتیاز بیشتری داشته باشد، به عنوان بهترین نیروی انسانی سازمان شناخته می‌شود. نفرات بعدی نیز به ترتیب رتبه بندی خواهند شد.
روش ارزیابی ۳۶۰ درجه:
این روش از این جهت که عملکرد یک شخص از دید افراد مختلف ارزیابی می کند یکی از جامع‌ترین مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان است. به منظور استفاده از این روش، ابتدا باید آزمون‌هایی در رابطه با عملکرد اعضای سازمان تدوین شود. افراد مختلفی از جمله همکاران هم ردیف، سرپرستان، مشتریان، سایر اعضای سازمان، مدیران و حتی خود افراد این آزمون‌ها را تکمیل می‌کنند. پس از جمع آوری اطلاعات به دست آمده از نظرات تمام افراد می‌توان ارزیابی عملکرد را انجام داد.
مدل ثبت وقایع:
مدل ثبت وقایع را یکی از کارآمدترین مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان می دانند. چرا که محدود به فرم و نظرات دیگران نیست. از ویژگی های مثبت این مدل این است که می‌تواند عملکرد افراد را در بازه زمانی طولانی مدت تحلیل کند. اجرای آن به این صورت است که سرپرست یا مدیر، تصمیمات و اقدامات خوب و بد کارمند در شرایط مهم را یادداشت میکند. سپس در پایان دوره زمانی تعیین شده، رفتارها و عملکرد کارمند را به کمک این وقایع تحلیل خواهد شد.
آیا وجود سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان، بر نحوه تعامل ایشان هم اثری دارد؟
از آنجا که این کار باعث می‌شود شما از تمام بخش‌های سازمان خود آگاهی داشته باشید؛ پس خواهید فهمید که چه منابعی (نیرو) در اختیار دارید و در کجا می‌توانید از آنها بهره ببرید. از نقاط ضعف و قوت نیروهای کار خود در سازمان با خبر می شوید. بنابراین می‌توانید بیشتر روی نقاط قوت مانور دهید و نقاط ضعف را نیز تقویت کنید. شناختی که با ارزیابی عملکرد پرسنل حاصل می شود، به بهبود رفتار فردی و سازمانی منجر می شود. چرا که کارمندان می‌دانند که عملکرد آنها در بازه‌های زمانی مشخص ارزیابی خواهد شد. لذا وظایف خود را با دقت بیشتری انجام می‌دهند. می توان اینطور به موضوع نگاه کرد که ارزیابی عملکرد باعث ایجاد رقابت سالم میان کارکنان می‌شود. یک ارزیابی اصولی در بروز رسانی اطلاعات دیگری مانند شرح شغل، ویژگی‌های فرد مناسب برای استخدام و تعیین پاداش و دستمزد مناسب نیز می تواند موثر باشد. هدف نهایی از فرآیند ارزیابی عملکرد، سیستم سازی درست و افزایش انگیزه کارمندان برای فعالیت در سازمان است.
دلایل اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان
مدیریت صحیح منابع انسانی، یکی از اهرم‌هایی است که در رسیدن به هدف نهایی سازمان به کار می‌رود. تحقیقات و بررسی‌های بسیاری روی اهمیت ارزیابی عملکرد پرسنل انجام شده است. نتیجه همه این تحقیقات به صورت متفق القول می‌گویند که انجام این کار به شیوه درست، در نهایت منجر به بهره‌وری بالاتر، گردش مالی بیشتر و افزایش درآمد و سود مجموعه خواهد شد. در ادامه لیستی از مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان را آورده ایم:
- توسعه: به وسیله فرم ارزیابی عملکرد کارکنان می توان چارچوبی را برای توسعه شغلی و آموزش کارمندان ایجاد کرد. به وسیله این عمل می توان نقاط قوت و ضعف کارکنان و پرسنل را تحلیل کرد تا به این وسیله انتصاف افراد در مشاغل مختلف به طور موثر و کارآمد تری اتفاق افتد.
- ارتقا: مدیران کسب و کار به وسیله این فرایند می توانند کارکنانی که باید به جایگاه بالاتری ارتقا یابند یا برخی دیگر که باید تنزل رتبه یافته یا اخراج شوند را شناسایی کنند.
- افزایش روحیه: هر کارمند و پرسنلی علاقه دارد تا نظر کسب و کار و یا سازمانی که در آن مشغول به کار هست را بداند. به وسیله داشتن یک فرایند مناسب ارزیابی کارکنان، باعث شناخت پرسنل از خودشان شده و به آنان در مسیر توسعه کمک می کند.
- انگیزش: به وسیله این عمل می توان عملکرد پرسنل را بررسی کرد، اگر به اهدافی که برای آن ها مشخص شده است دست پیدا کنند، کارایی آن ها مشخص می شود. این امر می تواند با ایجاد حس مشارکت به آن ها انگیزه دهد.
آیا آزمون عملکرد فردی هم به رشد سازمان کمکی می کند؟
برای اینکه کارمندان بتوانند در یک سازمان در راستای پیشرفت و نیل به اهداف از پیش تعیین شده شغلی قدمی بردارند، ابتدا نیاز دارند که بدانند در حال حاضر در چه جایگاهی هستند. در وقع به آگاهی از نقاط قوت وضعف خود نیاز دارند. به بیان ساده اول باید بدانند کجا هستند، بعد بدانند که قرار است به کجا برسند و بعد در مورد مسیر تصمیم بگیرند. از طرفی سازمان ها نیز برای برنامه ریزی های خود، به شناخت پتانسیل و کارایی نیروهای خود نیاز دارند. از این رو ارزشیابی ابزاری است که سازمانها وکارکنان را در تامین این نیازها کمک میکند، و اگر این فرایند بخوبی انجام و به نحو صحیح مورد استفاده قرار گیرد وسیله مناسبی برای تشویق. تنبیه، آموزش و بهسازی کارکنان خواهد بود. بنابراین ارزشیابی و آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان فعالیتی مستمر است که بر اساس آن عملکرد کارمندان مورد بررسی قرار میگیرد.
جمع بندی:
ارزیابی عملکرد به عنوان زیر مجموعه مدیریت عملکرد کارکنان است. مدیریت عملکرد کارکنان در مرحله بعد از ارزیابی قرار دارد. پس از آن که اطلاعات لازم را از عملکرد نیروهای سازمان خود به دست آوردید و تحلیل کردید؛ وقت آن رسیده که با توجه به نتایج بررسی‌ها در سازمان خود تغییراتی ایجاد کنید. مثلا شاید لازم باشد منابع جدیدی به سازمان خود اضافه کنید یا مهارت‌های جدیدی را به کارکنان آموزش دهید. هدف نهایی مدیریت عملکرد کارکنان این است که در ارزیابی بعدی نتایج بهتری مشاهده کنید و به اهداف سازمانی نزدیکتر شوید. سایر اهدافی که برای مدیریت عملکرد کارکنان در نظر گرفته می‌شود، عبارتند از؛
- استفاده از تمام قابلیت‌های نیروهای انسانی در راستای رسیدن به اهداف و اجرای استراتژی‌های تعیین شده
- پیدا کردن افرادی که عملکرد ضعیفی دارند و کمک به آنها در جهت بهبود یا اخراج در صورت لزوم
- ارتقای سطح رفتارهای فردی در سازمان و ارائه آموزش‌های لازم به اعضای مجموعه
- پیدا کردن افرادی که عملکرد خوبی دارند و ارتقای سمت یا تشویق آنها
- ایجاد انگیزه بیشتر برای عملکرد بهتر کارمندان
- تقویت انواع فرهنگ سازمانی